LA APROBACIÓN EXPRESA PARA ENVÍOS COMERCIALES

Desde el punto de vista de los ciudadanos, uno de los aspectos más destacados del nuevo Reglamento de Protección de Datos personales es la necesidad, que impone a los responsables de tratar sus datos, de tener su aprobación expresa y demostrable para utilizarlos para fines distintos a aquellas para las que fueron obtenidos. Por el contrario, este aspecto supone una exigencia importante para las empresas, que deberán recaudar los consentimientos necesarios.

El caso más relevante es la autorización para realizar envíos comerciales por medios electrónicos. En este punto se abren varios interrogantes por parte de las empresas ¿Puedo seguir enviando información comercial a mis clientes? ¿Tengo que solicitar autorización a todos? ¿Cómo debo conservar las aprobaciones?

Son preguntas pertinentes sobre las que intentaremos arrojar un poco de luz.

En primer lugar, el nuevo reglamento, al igual que la LOPD, considera que las empresas y profesionales tienen un interés legítimo en informar a sus clientes sobre sus productos y servicios.

Aquí tenemos que remarcar que sólo se pueden considerar clientes aquellas personas con quienes tenemos efectivamente una relación comercial y facturación, y no cualquiera a quien hemos hecho un presupuesto o nos haya solicitado una información puntual. En estos casos no tendrían la condición de clientes y, por tanto, la legitimación para enviarles publicidad. La primera conclusión, por tanto, es que tenemos que ser muy prudentes a la hora de determinar si existe o no interés legítimo y limitarlo a los clientes efectivos.

Pero incluso si existe este interés legítimo debemos dar la oportunidad que nos nieguen su consentimiento. Por lo tanto, en cualquier comunicación comercial dirigida a nuestros clientes debemos darles la posibilidad de oponerse.

Respecto a las listas de envíos que podamos disponer, y los titulares de las cuales no sean clientes, a menos que ya dispongamos de autorización de forma demostrable, tendremos que solicitar aprobación.

Una forma de hacerlo es mediante un envío no comercial en la que de forma clara les solicitamos su autorización. Es muy importante entender que, a diferencia de como se solía hacer hasta ahora, no se puede aceptar una aceptación por silencio o ausencia de negación. Debemos obtener una respuesta afirmativa, y dado que esto es así, recomendamos facilitarla al máximo incluyendo un botón en el correo, o un enlace, para facilitar esta labor.

Esta acción no necesariamente tiene que suponer la pérdida de nuestras bases de datos, podemos utilizar toda nuestra creatividad para obtener el consentimiento, incluso ofrecer incentivos para la respuesta (hacer un sorteo entre las respuestas, por ejemplo).

Finalmente, estaría la forma de obtener la aprobación de los nuevos contactos. En este caso el método de obtención de la aprobación es sencillo, ya que podemos solicitarlo al momento de obtener los datos en la misma cláusula o circular en las que les informamos del tratamiento, incluyendo una casilla que deberán marcar si desean dar su aprobación.

Estas casillas no pueden estar pre-marcadas. Tampoco podemos hacer que sea obligatorio marcarlas para enviar o facilitar los datos.

Desde el punto de vista de los ciudadanos, uno de los aspectos más destacados del nuevo Reglamento de Protección de Datos es la necesidad, que impone a los responsables de tratar sus datos, de tener su aprobación expresa y demostrable para utilizarlos para fines distintos a aquellas para las que fueron obtenidos. Por el contrario, este aspecto supone una exigencia importante para las empresas, que deberán recaudar los consentimientos necesarios.