L'APROVACIÓ EXPRESSA PER A ENVIAMENTS COMERCIALS

Des del punt de vista dels ciutadans, un dels aspectes més destacats del nou Reglament de Protecció de Dades és la necessitat, que imposa als responsables de tractar les seves dades, de tenir la seva aprovació expressa i demostrable per utilitzar-los per a finalitats diferents a aquelles per les quals van ser obtinguts. Per contra, aquest aspecte suposa una exigència important per a les empreses, que hauran de recaptar els consentiments necessaris.

El cas més rellevant és l'autorització per realitzar enviaments comercials per mitjans electrònics. En aquest punt s'obren diversos interrogants per part de les empreses Puc seguir enviant informació comercial als meus clients? Haig de sol·licitar autorització a tots? Com haig de conservar les aprovacions?

Són preguntes pertinents sobre les quals intentarem posar una mica de llum.

En primer lloc, el nou reglament, igual que la LOPD, considera que les empreses i professionals tenen un interès legítim a informar als seus clients sobre els seus productes i serveis.

Aquí hem de remarcar que només es poden considerar clients aquelles persones amb els qui tenim efectivament una relació comercial i facturació, i no qualsevol a qui hem fet un pressupost o ens hagi sol·licitat una informació puntual. En aquests casos no tindrien la condició de clients i, per tant, la legitimació per enviar-los publicitat. La primera conclusió, per tant, és que hem de ser molt prudents a l'hora de determinar si existeix o no interès legítim i limitar-ho als clients efectius.

Però inclús si existeix aquest interès legítim hem de donar l'oportunitat que ens neguin el seu consentiment. Per tant, en qualsevol comunicació comercial dirigida als nostres clients els hem de donar la possibilitat d'oposar-se.

Respecte a les llistes d'enviaments que puguem disposar, i els titulars dels quals no siguin clients, tret que ja disposem d'autorització de forma demostrable, haurem de sol·licitar aprovació.

Una forma de fer-ho és mitjançant un enviament no comercial en la qual de forma clara els sol·licitem la seva autorització. És molt important entendre que, a diferència de com se solia fer fins ara, no es pot acceptar una acceptació per silenci o absència de negació. Hem d'obtenir una resposta afirmativa, i atès que això és així, recomanem facilitar-la al màxim incloent un botó en el correu, o un enllaç, per facilitar aquesta labor.

Aquesta acció no necessàriament ha de suposar la pèrdua de les nostres bases de dades, podem utilitzar tota la nostra creativitat per obtenir el consentiment, fins i tot oferir incentius per la resposta (fer un sorteig entre les respostes, per exemple).

Finalment, estaria la forma d'obtenir l'aprovació dels nous contactes. En aquest cas el mètode d'obtenció de l'aprovació és senzill, ja que podem sol·licitar-ho al moment d'obtenir les dades en la mateixa clàusula o circular en les quals els informem del tractament, incloent una casella que hauran de marcar si desitgen donar la seva aprovació.

Aquestes caselles no poden estar pre-marcades. Tampoc podem fer que sigui obligatori marcar-les per enviar o facilitar les dades.

Des del punt de vista dels ciutadans, un dels aspectes més destacats del nou Reglament de Protecció de Dades és la necessitat, que imposa als responsables de tractar les seves dades, de tenir la seva aprovació expressa i demostrable per utilitzar-los per a finalitats diferents a aquelles per les quals van ser obtinguts. Per contra, aquest aspecte suposa una exigència important per a les empreses, que hauran de recaptar els consentiments necessaris.